Bestyrelsesmøde i København, den 28. oktober 2016

Referat

Til stede: Talli Felding og Steen Hansen fra Danmark. Helena Ewalds, Finland. Djóni Jákup Eidesgaard og Minna Poulsen fra Færøerne. Tina Dam, Grønland. Hrefna Friðriksdóttir, Island. Gertrud Sofie Hafstad, Norge. Cecilia Kjellgren, Sverige.

Mødet blev holdt i Islands kulturhus, Hús Jóns Sigurðssonar.
Cecilia bød velkommen til mødet og gennemgik dagsordenen og weekendens program.

Dagordning

1: Godkännandeavdagsordning
2: Valavjusteringsman
3: Ekonomi
4: Utvärderingavkongress
5: Kommandekongress
6: Foreningensanvendelseafit-platforme
7: Handlingsplan
8: Kommandeaktiviteterirespektiveland
9: Uppsatstävling
10: Kommandestyrelsesmöte
11: Övrigt

Ad 1: Godkännande av dagsordning

Ovennævnte dagsorden blev godkendt.

Ad 2: Justering

Djóni blev valgt som justeringsmand.

Ad 3: Ekonomi

Hovedkassereren, Carl Göran Svedin, har gennemgået foreningens økonomi efter at have modtaget de sidste regninger for konferencen. Nogle af udgifterne til konferencen blev mod forventning tillagt moms på 25 %. Alt i alt blev konferenceomkostningerne 2,7 mio. SEK, og det samlede resultat for konferencen viser et underskud på ca. 141.000 SEK.

Det giver naturligvis anledning til bekymring og ærgrelse, at foreningens økonomi er ble- vet sat tilbage, men der stadig mere end 400.000 SEK i kassen.

Bestyrelsen drøftede sagen og fandt, at de seneste års rammer for bestyrelsens deltagelse var passende. Bestyrelsen er opmærksom på, at foreningens indsatser, herunder udgifter til bestyrelsesarbejdet, skal være realistiske i forhold til de økonomiske resurser, men det er også vigtigt at være opmærksom på, at bestyrelsesmedlemmerne lægger et stort arbejde i foreningen uden nogen form for honorar, og som minimum må man kunne deltage i konferencen, som man selv er med til at arrangere, og man skal også kunne deltage i be- styrelsesarbejdet uden direkte at betale for det.

Men i betragtning af, at mange bestyrelsesmedlemmer til dagligt arbejder i organisationer eller i virksomheder, som har stor gavn af og interesser i NFBO’s aktiviteter, bør disse i muligt omfang få sin arbejdsgiver til at betale transport og ophold, ligesom vi skal vælge hoteller i mellemprisklassen.

Bestyrelsesmedlemmerne gav lokale eksempler på, hvordan de havde skaffet billige eller gratis mødelokaler, fået foredragsholdere til at stille op uden at få noget for det – samt hvordan de havde arrangeret lokale seminarer, som kunne generere et overskud i den lo- kale kasse.

Ad 4: Utvärdering av kongress

Overordnet

Alle tilbagemeldinger gik på, at det var en meget flot konference i gode rammer. Den var professi- onelt planlagt og præsenteret. Blandt andet var det fint at fjernsynet også var til stede og havde lagt indslag fra konferencen på SVTV’s hjemmeside. Keynote speakernes faglige indhold havde været højt og inspirerende, og tilsvarende var flere workshops præget af spændende og relevant fagligt indhold.

Forbedringsforslag

Det er vigtigt, at der er tydelig rød tråd i de forskellige workshops, så deltagerne ikke skal løbe rundt mellem lokalerne undervejs. Sprogene kan også med fordel tænkes ind. Engelsk vil sikkert øge målgruppen, og er der for store forskelle på sprogene, øger det sandsynligheden for, at delta- gerne forlader en session i utide.

Det skal være klart for konferencebureauet, at deltagerne ikke skal opkræves moms.

Bestyrelsen konkluderede, at der ved de fremtidige konferencer så vidt muligt skal være en hoved- forelæser fra hvert land.

Ad 5: Kommande kongress

Konferencen holdes i Tórshavn den 20. – 22. august 2018. Konferencestedet bliver Norður- landahúsið (Nordens Hus). Djóni præsenterede konferencestedet og de udgifter, som han forventede i relation dertil.

Der er plads til 450 deltagere, og Djóni forventede ikke problemer med hotelkapaciteten. Han har indgået en foreløbig aftale med et bureau. De vil stille en hjemmeside til rådighed, hvor deltagerne kan klare alle funktioner i relation til deltagelsen i konferencen, dvs. deltagelse, fly, hotel, billeje o.lign.

Konklusioner på bestyrelsens tanker om den kommende konference: • Forslag til indhold

Ad 6: Foreningens anvendelse af it-platforme

Bestyrelsen har på de seneste møder kort været inde på, om vi anvender diverse it-platforme hen- sigtsmæssigt. Det drejer sig om hjemmesiden, sociale medier, medlemsregistrering og kontingent- betaling.

Bestyrelsen mente, at indholdet på hjemmesiden skal begrænses til formalia om forenin- gen, oplysninger om kommende og tidligere konferencer samt bestyrelsens arbejde (med- lemmer og møder). Der var enighed om, at det er en god idé at beholde de nationale sider, men

de bør alene have statisk information på det pågældende sprog om, hvad foreningen går ud på, hvem der er kontaktpersoner, og hvordan man bliver medlem.

Det vil være en fordel, hvis vi kan gøre betalingen lettere for medlemmerne og mere håndterlig for kassererne. Måske kan betaling med kreditkort i kombination med medlemsregistrering og auto- matisk rykkerfunktion og e-mailregistrering være en fordel. Bestyrelsen bad Djóni og Gabriel Ot- terman undersøge, hvad der kan lade sig gøre, og hvilke udfordringer der eventuelt vil være på grund af forskellige regler i de nordiske lande.

Djóni og Steen – og meget gerne også Dag og Gabriel – blev bedt om at komme med et konkret forslag til, hvordan en ny hjemmeside kan se ud og blive administreret. Herunder bedes de overveje, at abstracts og tilmeldingen til konferencen skal kunne foregå via hjemmesiden. Tilsvarende skal de se på, hvordan de sociale medier kan tænkes ind i den samlede kommunikation. De kan mødes i løbet af de kommende måneder, hvis det kan lade sig gøre, men ellers kan de mødes i tilknytning til det kommende bestyrelsesmøde.

Ad 7: Handlingsplan

Bestyrelsen tog handlingsplanen til efterretning og vil være opmærksom på at indarbejde punk- terne i kommende arrangementer, navnlig den kommende konference.

Ad 8: Kommande aktiviteter i respektive land

Cecilia fortalte om et arrangement den 17. november, som delvist foregik i NFBO-regi, hvor Barba- ra Bonner forelæser.

Talli nævnte, at hun fortsat gerne vil arrangere et seminar om uledsagede flygtningebørn. Med i overvejelserne indgår, at Januscenteret har konstateret et stigende antal flygtningebørn, der har været udsat for seksuelle overgreb.

Tina vil forsøge at inddrage Kari Killén i et NFBO-arrangement, når hun besøger Grønland i for- året 2017.

Helena orienterede om hendes overvejelser om at arrangere en konference i løbet af foråret 2017.

Gertrud og Hrefna oplyste hver især, at der er en del aktiviteter på lokalt niveau, hvor NFBO’s medlemmer indgik. NFBO’s bestyrelsesmedlemmer følger med i aktiviteterne – bl.a. for at se, om der kommer indlæg eller emner, som er egnet til foreningens kommende konference.

Ad 9: Uppsatstävling

Cecilia opsummerede baggrunden for konkurrencen og nævnte, hvordan den ret omfattende op- gave var blevet løst i praksis. Ved den seneste runde modtog foreningen ni rapporter. Den kom- mende konkurrence vil være den tredje, og bestyrelsen vedtog, der skal udpeges en bedømmer fra hvert af de lande, hvor vi modtager rapporter fra.

Selv om der i princippet vil være tid til at modtage specialer i løbet i foråret 2018, fastholder vi terminen, således at rapporterne skal indsendes senest ved årsskiftet. Dette sker for at sikre, at der er ensartede terminer alle årene. Det normale for foreningens konferencer er, at de bliver holdt i maj, og der vil ikke være tid nok til at finde en vinder, hvis terminen rykkes ind i det aktuelle år.

Bestyrelsen ønsker, at der er omtaler af de tidligere vindere på hjemmesiden. Hrefna vil skaffe et billede og præsentere vinderen fra 2016, Halla Dröfn Jónsdóttir.

Cecilia sender den opdaterede tekst til Steen, så den kan blive lagt på hjemmesiden. Invitationen kan evt. oversættes til de forskellige sprog af de nationale repræsentanter og distribueres lokalt.

Ad 10:Kommandestyrelsesmöte

Det næste møde holdes i september 2017, formentlig den 15. og 16. Det vil være hensigtsmæssigt, hvis mødet kan holdes i Tórshavn. Cecilia og Minna afklarer, om dette kan lade sig gøre.

Ad 11: Övrigt

Intet drøftet.

Steen Hansen, referent
Djóni Jákup Eidesgaard, justering